Pengantar

ISO/IEC 17065 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk lembaga yang menawarkan sertifikasi produk, proses, dan layanan. Untuk memastikan layanan sertifikasi yang terpercaya dan berkualitas tinggi, standar ini menetapkan persyaratan yang ketat terkait struktur organisasi dan personil lembaga sertifikasi. Memahami dan menerapkan persyaratan ini sangat penting untuk memastikan integritas, kompetensi, dan konsistensi dalam proses sertifikasi.

Persyaratan Struktural

1. Struktur Organisasi:
   • Lembaga sertifikasi harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan terdokumentasi. Struktur ini harus menunjukkan hubungan antar departemen, komite, dan fungsi yang berbeda.
   • Organisasi harus mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang masing-masing personil serta memastikan adanya independensi dalam pengambilan keputusan terkait sertifikasi.
2. Independensi dan Ketidakberpihakan:
   • Lembaga sertifikasi harus menunjukkan bahwa mereka bebas dari tekanan komersial, keuangan, atau lainnya yang dapat mempengaruhi keputusan sertifikasi.
   • Harus ada kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi, mengelola, dan mencegah konflik kepentingan. Lembaga sertifikasi harus memastikan bahwa keputusan sertifikasi diambil oleh individu yang tidak terlibat dalam evaluasi atau audit yang bersangkutan.
3. Komite Pengambilan Keputusan:
   • Lembaga sertifikasi harus memiliki komite atau mekanisme pengambilan keputusan yang berfungsi untuk meninjau dan menyetujui hasil evaluasi dan audit.
   • Komite ini harus terdiri dari individu-individu yang memiliki kompetensi yang relevan dan tidak terlibat dalam evaluasi atau audit yang sedang ditinjau.
4. Dokumentasi dan Rekaman:
   • Lembaga sertifikasi harus memiliki sistem dokumentasi yang efektif untuk mengelola semua catatan yang berkaitan dengan proses sertifikasi, termasuk permintaan sertifikasi, evaluasi, keputusan, dan tindak lanjut.
   • Dokumentasi harus dijaga kerahasiaannya dan disimpan dengan aman untuk periode waktu yang ditentukan sesuai dengan kebijakan lembaga dan persyaratan regulasi.

Persyaratan Personil

1. Kompetensi Personil:
   • Lembaga sertifikasi harus memastikan bahwa semua personil yang terlibat dalam proses sertifikasi memiliki kompetensi yang diperlukan. Kompetensi ini mencakup pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman yang relevan.
   • Harus ada prosedur untuk menilai dan memelihara kompetensi personil secara terus-menerus. Ini termasuk program pelatihan dan pengembangan berkelanjutan.
2. Pelatihan dan Pengembangan:
   • Lembaga sertifikasi harus menyediakan pelatihan yang memadai untuk semua personil yang terlibat dalam proses sertifikasi, termasuk auditor, evaluator, dan pengambil keputusan.
   • Pelatihan harus mencakup pengetahuan tentang standar yang relevan, teknik audit, prosedur evaluasi, dan persyaratan hukum dan regulasi.
3. Penilaian Kinerja:
   • Lembaga sertifikasi harus memiliki sistem untuk mengevaluasi kinerja personil secara berkala. Penilaian ini harus didokumentasikan dan digunakan sebagai dasar untuk pengembangan lebih lanjut.
   • Feedback dari penilaian kinerja harus digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan perbaikan dalam proses sertifikasi.
4. Ketidakberpihakan Personil:
   • Personil yang terlibat dalam proses sertifikasi harus bebas dari segala bentuk tekanan atau pengaruh yang dapat mempengaruhi objektivitas mereka.
   • Lembaga sertifikasi harus memiliki kebijakan untuk memastikan bahwa personil tidak memiliki konflik kepentingan yang dapat mempengaruhi keputusan sertifikasi.

Implementasi Persyaratan Struktural dan Personil

1. Kebijakan dan Prosedur:
   • Mengembangkan dan mendokumentasikan kebijakan dan prosedur yang jelas untuk memastikan pemenuhan persyaratan struktural dan personil.
   • Kebijakan dan prosedur ini harus disosialisasikan kepada semua personil dan diterapkan secara konsisten dalam seluruh organisasi.
2. Audit Internal dan Tinjauan Manajemen:
   • Melakukan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa struktur organisasi dan kompetensi personil sesuai dengan persyaratan ISO 17065.
   • Tinjauan manajemen harus dilakukan untuk menilai efektivitas sistem manajemen dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.
3. Manajemen Risiko:
   • Mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan ketidakberpihakan dan kompetensi personil. Ini termasuk risiko yang berasal dari perubahan dalam struktur organisasi atau penugasan personil baru.
   • Prosedur manajemen risiko harus didokumentasikan dan diintegrasikan dalam sistem manajemen lembaga sertifikasi.

Kesimpulan

Memenuhi persyaratan struktural dan personil sesuai dengan ISO 17065 sangat penting untuk memastikan bahwa lembaga sertifikasi dapat menjalankan fungsinya secara efektif dan terpercaya. Struktur organisasi yang jelas dan terdokumentasi, bersama dengan personil yang kompeten dan tidak memihak, adalah dasar untuk memberikan layanan sertifikasi yang berkualitas tinggi. Dengan menerapkan kebijakan dan prosedur yang tepat, serta melakukan audit internal dan tinjauan manajemen secara berkala, lembaga sertifikasi dapat memastikan kepatuhan terhadap standar ini dan meningkatkan kredibilitas serta kepercayaan dari pemangku kepentingan.

Pendampingan dan Konsultasi Akreditasi ISO 17025 Bersama Biruni Consulting