Proses Surveilans Sertifikat SNI untuk Menjaga Keberlakuan Sertifikasi Produk di Indonesia
Surveilans sertifikat SNI merupakan kegiatan penilaian berkala yang dilakukan setelah Sertifikat SNI diterbitkan untuk memastikan perusahaan, proses produksi, dan produk tetap memenuhi persyaratan sertifikasi yang berlaku. Dalam regulasi Kementerian Perindustrian, istilah resmi yang banyak digunakan adalah Surveilen, sedangkan istilah “surveilans SNI” sering digunakan secara umum oleh perusahaan untuk merujuk pada kegiatan pengawasan berkala terhadap sertifikat.
Surveilans menjadi bagian penting terutama pada produk yang menggunakan sistem sertifikasi tipe 5. Sertifikat yang telah diterbitkan tidak berarti perusahaan dapat mengabaikan persyaratan selama masa berlaku sertifikat. LSPro tetap melakukan penilaian untuk memastikan konsistensi proses produksi dan kesesuaian produk dengan SNI.
Frekuensi dan mekanisme surveilans harus mengikuti peraturan yang berlaku untuk masing-masing produk. Sebagai contoh, beberapa Permenperin tahun 2025 yang menggunakan sistem sertifikasi tipe 5 menetapkan surveilen berkala 1 kali dalam 1 tahun. Ketentuan tersebut terlihat antara lain pada regulasi pipa baja, kertas dan karton, serta kelompok produk lain yang menerapkan skema serupa.
Apa Itu Surveilans Sertifikat SNI?
Surveilans sertifikat SNI adalah penilaian yang dilakukan selama masa berlaku sertifikat untuk memastikan pemegang sertifikat tetap memenuhi persyaratan yang menjadi dasar penerbitan Sertifikat SNI.
Proses ini berbeda dengan sertifikasi awal. Pada sertifikasi awal, perusahaan melalui keseluruhan proses untuk memperoleh Sertifikat SNI pertama kali. Sementara itu, pada surveilans, fokus penilaian adalah memastikan bahwa kondisi yang telah dinilai pada saat sertifikasi tetap dipertahankan.
LSPro dapat memeriksa proses produksi, sistem manajemen mutu, pengendalian bahan baku, pengujian internal, ketertelusuran produk, penggunaan tanda SNI, serta mengambil sampel produk untuk pengujian laboratorium sesuai skema sertifikasi.
Apakah Surveilans Sertifikat SNI Wajib?
Untuk Sertifikat SNI yang diterbitkan berdasarkan skema yang mensyaratkan surveilen, kegiatan surveilans merupakan bagian dari kewajiban sertifikasi.
Beberapa regulasi SNI wajib terbaru secara jelas menyatakan bahwa LSPro yang telah menerbitkan Sertifikat SNI dengan sistem sertifikasi tipe 5 wajib melakukan surveilen. Surveilen tersebut terdiri atas surveilen berkala dan surveilen khusus.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami bahwa mendapatkan Sertifikat SNI bukan merupakan akhir dari proses kepatuhan. Selama sertifikat masih berlaku, perusahaan harus menjaga kesesuaian produk dan kesiapan fasilitas untuk kegiatan surveilans.
Berapa Kali Surveilans SNI Dilakukan?
Frekuensi surveilans harus dilihat berdasarkan regulasi dan skema sertifikasi produk yang bersangkutan.
Pada sejumlah Permenperin yang diterbitkan pada tahun 2025, surveilen berkala untuk Sertifikat SNI dengan sistem sertifikasi tipe 5 dilakukan 1 kali dalam 1 tahun. LSPro juga diwajibkan memberitahukan jadwal surveilen berkala kepada Perusahaan Industri atau Produsen di Luar Negeri.
Namun, ketentuan tersebut tidak sebaiknya langsung diterapkan pada seluruh produk tanpa memeriksa regulasi masing-masing. Beberapa produk dapat memiliki mekanisme, jadwal, atau ketentuan penilaian yang berbeda.
Karena itu, sebelum menentukan jadwal surveilans, perusahaan perlu memeriksa nomor SNI, skema sertifikasi, regulasi SNI wajib, masa berlaku sertifikat, dan ketentuan LSPro yang menerbitkan Sertifikat SNI.
Surveilans Berkala dan Surveilans Khusus
Dalam beberapa regulasi SNI wajib terbaru, surveilen dibagi menjadi dua jenis, yaitu surveilen berkala dan surveilen khusus.
Surveilans Berkala
Surveilans berkala dilakukan sesuai periode yang telah ditetapkan dalam regulasi dan skema sertifikasi.
Untuk berbagai produk dengan skema tipe 5, surveilen berkala dilakukan satu kali dalam satu tahun. Tujuannya adalah memastikan proses produksi, sistem mutu, dan produk tetap sesuai dengan persyaratan yang menjadi dasar sertifikasi.
Surveilans Khusus
Surveilans khusus dapat dilakukan di luar jadwal surveilans berkala.
Dalam sejumlah Permenperin tahun 2025, surveilen khusus dapat dilakukan sewaktu-waktu apabila terdapat pengaduan dari orang perseorangan, masyarakat, instansi, atau lembaga, maupun berdasarkan instruksi Menteri.
Dengan demikian, perusahaan harus menjaga kepatuhan tidak hanya menjelang jadwal audit tahunan, tetapi selama seluruh periode Sertifikat SNI berlaku.
Apa yang Diperiksa Saat Surveilans SNI?
Lingkup pemeriksaan bergantung pada jenis produk dan skema sertifikasi. Untuk sertifikasi tipe 5, surveilans umumnya berkaitan dengan konsistensi proses produksi dan kesesuaian produk.
Beberapa aspek yang dapat diperiksa antara lain:
- Legalitas dan data perusahaan.
- Lokasi fasilitas produksi.
- Ruang lingkup Sertifikat SNI.
- Merek dan tipe produk.
- Bahan baku yang digunakan.
- Proses produksi.
- Sistem pengendalian mutu.
- Sistem manajemen mutu.
- Peralatan produksi.
- Peralatan pengujian dan kalibrasi.
- Catatan inspeksi dan pengujian internal.
- Ketertelusuran produk.
- Penanganan produk tidak sesuai.
- Keluhan pelanggan.
- Penggunaan Tanda SNI dan tanda elektronik apabila dipersyaratkan.
LSPro dapat menyesuaikan lingkup penilaian berdasarkan skema sertifikasi dan kondisi perusahaan.
Apakah Ada Pengujian Laboratorium Saat Surveilans?
Dalam banyak skema sertifikasi produk tipe 5, surveilans dapat mencakup pengambilan contoh dan pengujian laboratorium.
Hal ini terlihat dari regulasi SNI wajib terbaru yang mewajibkan LSPro melaporkan hasil surveilen melalui SIINas dan mencantumkan antara lain nama auditor, nama petugas pengambil contoh, hasil surveilen, serta nomor dan tanggal laporan hasil uji.
Sampel dapat diambil sesuai ketentuan skema sertifikasi dan kemudian diuji untuk memastikan produk yang diproduksi selama masa sertifikasi tetap memenuhi persyaratan SNI.
Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa produk produksi reguler tetap memiliki spesifikasi dan mutu yang konsisten dengan produk yang sebelumnya dinyatakan memenuhi persyaratan.
Tahapan Surveilans Sertifikat SNI
Pemberitahuan Jadwal Surveilans
LSPro akan melakukan surveilans sesuai jadwal dan ketentuan skema sertifikasi. Dalam berbagai regulasi tipe 5, LSPro diwajibkan memberitahukan jadwal surveilen berkala kepada Perusahaan Industri atau Produsen di Luar Negeri.
Perusahaan kemudian perlu mempersiapkan personel, dokumen, fasilitas produksi, dan produk yang diperlukan.
Persiapan Dokumen
Sebelum audit, perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang berkaitan dengan sertifikasi.
Dokumen tersebut dapat meliputi Sertifikat SNI, SPPT SNI apabila berlaku, dokumen sistem manajemen mutu, catatan produksi, catatan inspeksi, hasil pengujian internal, kalibrasi alat, keluhan pelanggan, tindakan koreksi, dan dokumen perubahan produk.
Audit Fasilitas Produksi
Auditor melakukan pemeriksaan terhadap fasilitas produksi dan sistem pengendalian yang menjadi bagian dari sertifikasi.
Perusahaan perlu menunjukkan bahwa proses produksi yang berjalan saat surveilans tetap konsisten dengan proses yang dinilai ketika Sertifikat SNI diterbitkan.
Pengambilan Sampel
Apabila skema mensyaratkan pengujian produk, petugas pengambil contoh dapat mengambil sampel dari produksi atau sumber lain yang ditentukan dalam skema.
Sampel harus dapat mewakili produk yang tercakup dalam Sertifikat SNI.
Pengujian Laboratorium
Sampel kemudian diuji berdasarkan SNI dan parameter yang ditentukan.
Hasil pengujian digunakan bersama hasil audit untuk menilai apakah produk masih memenuhi persyaratan sertifikasi.
Evaluasi Hasil Surveilans
LSPro melakukan evaluasi terhadap hasil audit dan pengujian.
Apabila terdapat ketidaksesuaian, perusahaan dapat diminta melakukan tindakan koreksi dalam batas waktu dan mekanisme yang ditetapkan LSPro atau regulasi terkait.
Pelaporan Surveilans
Dalam beberapa regulasi SNI wajib terbaru, LSPro wajib melaporkan hasil surveilen melalui SIINas kepada pejabat Kementerian Perindustrian yang berwenang. Informasi yang dilaporkan dapat mencakup tanggal pelaksanaan, auditor, petugas pengambil contoh, hasil surveilans, serta laporan hasil uji.
Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk Surveilans SNI
Persyaratan dokumen dapat berbeda berdasarkan produk, tetapi perusahaan sebaiknya mempersiapkan dokumen sertifikasi dan catatan operasional terbaru.
Dokumen yang dapat diperlukan antara lain:
- Sertifikat SNI yang masih berlaku.
- SPPT SNI apabila dipersyaratkan.
- Dokumen legalitas perusahaan.
- Product list yang tercakup dalam sertifikat.
- Dokumen sistem manajemen mutu.
- Catatan penerimaan dan pemeriksaan bahan baku.
- Catatan proses produksi.
- Catatan quality control.
- Hasil pengujian internal.
- Sertifikat kalibrasi alat.
- Daftar peralatan produksi dan pengujian.
- Catatan produk tidak sesuai.
- Catatan tindakan koreksi dan pencegahan.
- Catatan keluhan pelanggan.
- Bukti penggunaan Tanda SNI sesuai ketentuan.
Dokumen harus mencerminkan kondisi aktual perusahaan. Perubahan yang terjadi setelah sertifikasi awal sebaiknya telah dikendalikan dan dilaporkan sesuai kewajiban yang berlaku.
Surveilans SNI untuk Produk Impor
Surveilans juga perlu diperhatikan oleh Produsen di Luar Negeri yang memegang Sertifikat SNI untuk produk yang dipasarkan di Indonesia.
Dalam regulasi produk yang menggunakan sistem sertifikasi tipe 5, LSPro dapat melakukan surveilans terhadap produsen luar negeri sebagaimana dilakukan terhadap perusahaan industri dalam negeri. Ketentuan surveilen tahunan dalam sejumlah Permenperin secara eksplisit menyebut Perusahaan Industri maupun Produsen di Luar Negeri.
Karena fasilitas produksi berada di luar Indonesia, perusahaan perlu memperhitungkan koordinasi audit, kesiapan pabrik, dokumen produsen, pengujian sampel, serta kemungkinan biaya perjalanan dan akomodasi auditor.
Perwakilan Resmi di Indonesia juga perlu menjaga koordinasi dengan produsen luar negeri, LSPro, importir, dan pihak lainnya selama proses surveilans apabila regulasi produk mensyaratkan adanya Perwakilan Resmi.
Biaya Surveilans Sertifikat SNI
Biaya surveilans SNI tidak memiliki satu tarif yang sama untuk seluruh produk.
Biaya dapat dipengaruhi oleh LSPro, jenis produk, standar SNI, jumlah auditor, lokasi pabrik, jumlah sampel, pengujian laboratorium, transportasi, akomodasi, serta kebutuhan tindak lanjut apabila ditemukan ketidaksesuaian.
Untuk produsen luar negeri, biaya dapat menjadi lebih tinggi apabila LSPro perlu melakukan audit langsung ke fasilitas produksi di luar Indonesia.
Karena itu, ketika menghitung biaya sertifikasi SNI, perusahaan sebaiknya tidak hanya menganggarkan biaya sertifikasi awal. Biaya surveilans selama masa berlaku sertifikat juga perlu dimasukkan dalam anggaran kepatuhan produk.
Apa yang Terjadi Jika Hasil Surveilans Tidak Memenuhi Persyaratan?
Apabila ditemukan ketidaksesuaian dalam surveilans, perusahaan perlu menindaklanjuti temuan sesuai prosedur LSPro dan ketentuan skema sertifikasi.
Ketidaksesuaian dapat berasal dari dokumen, proses produksi, sistem manajemen mutu, bahan baku, pengujian produk, penggunaan tanda SNI, maupun aspek lain yang menjadi bagian ruang lingkup sertifikasi.
Perusahaan dapat diminta melakukan analisis penyebab, tindakan koreksi, menyerahkan bukti perbaikan, atau menjalani verifikasi tambahan.
Konsekuensi terhadap Sertifikat SNI bergantung pada jenis dan tingkat ketidaksesuaian serta regulasi produk yang berlaku. Karena itu, temuan surveilans sebaiknya diselesaikan sesuai batas waktu yang diberikan agar status sertifikasi tidak terganggu.
Perbedaan Surveilans dan Sertifikasi Ulang SNI
Surveilans dan sertifikasi ulang merupakan dua proses yang berbeda.
Surveilans dilakukan selama Sertifikat SNI masih berlaku untuk memastikan perusahaan tetap memenuhi persyaratan sertifikasi.
Sertifikasi ulang atau resertifikasi dilakukan menjelang atau pada akhir periode sertifikat untuk memperoleh sertifikasi untuk periode berikutnya sesuai skema yang berlaku.
Sebagai contoh, beberapa peraturan SNI tipe 5 menetapkan Sertifikat SNI berlaku selama lima tahun. Selama periode tersebut, surveilans dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan, sedangkan resertifikasi diperlukan untuk kelanjutan sertifikasi setelah masa berlaku berakhir. Salah satu contoh regulasi tahun 2025 menyebut Sertifikat SNI tipe 5 berlaku selama lima tahun.
Perbedaan Surveilans dan Audit Awal SNI
Audit awal dilakukan sebagai bagian dari proses memperoleh Sertifikat SNI pertama kali.
Pada tahap tersebut, LSPro melakukan penilaian awal terhadap sistem, fasilitas produksi, proses, dokumen, dan produk untuk menentukan apakah perusahaan memenuhi persyaratan sertifikasi.
Surveilans dilakukan setelah sertifikat diterbitkan. Fokusnya bukan untuk memulai sertifikasi dari awal, tetapi untuk memastikan kondisi yang menjadi dasar penerbitan sertifikat tetap dipertahankan.
Meskipun demikian, perusahaan sebaiknya tetap mempersiapkan surveilans dengan tingkat kesiapan yang sama seperti audit awal karena auditor dapat memeriksa kembali berbagai aspek penting dalam sistem produksi dan pengendalian mutu.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Surveilans Sertifikat SNI
Perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan internal sebelum jadwal surveilans.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Pastikan Sertifikat SNI masih berlaku.
- Periksa ruang lingkup produk pada sertifikat.
- Pastikan merek dan tipe produk tidak berubah tanpa pengendalian.
- Pastikan proses produksi tetap konsisten.
- Periksa perubahan bahan baku atau pemasok.
- Pastikan peralatan pengujian telah dikalibrasi.
- Periksa hasil pengujian internal.
- Pastikan catatan produksi tersedia.
- Periksa tindakan koreksi dari audit sebelumnya.
- Pastikan keluhan pelanggan telah ditangani.
- Pastikan penggunaan Tanda SNI sesuai ketentuan.
- Siapkan sampel apabila dibutuhkan.
- Pastikan personel terkait tersedia saat audit.
- Periksa perubahan alamat, fasilitas, merek, atau data perusahaan.
- Koordinasikan jadwal dengan produsen luar negeri apabila produk merupakan produk impor.
Persiapan yang dilakukan sebelum surveilans dapat membantu perusahaan mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian sebelum dilakukan penilaian oleh LSPro.
Mengapa Surveilans SNI Penting?
Surveilans sertifikat SNI membantu memastikan bahwa pemenuhan standar tidak hanya terjadi pada saat perusahaan pertama kali memperoleh sertifikat.
Produk yang diproduksi setelah sertifikasi tetap harus memiliki konsistensi mutu dan memenuhi persyaratan SNI yang berlaku. Oleh karena itu, audit berkala, pengujian, dan evaluasi sistem produksi menjadi bagian penting untuk menjaga keberlanjutan sertifikasi.
Bagi perusahaan, surveilans juga menjadi kesempatan untuk memastikan dokumen, fasilitas, proses produksi, pengendalian mutu, dan produk tetap sesuai sebelum muncul masalah yang dapat memengaruhi Sertifikat SNI.
Kesimpulan
Surveilans sertifikat SNI merupakan kegiatan penilaian berkala untuk memastikan perusahaan, proses produksi, dan produk tetap memenuhi persyaratan sertifikasi selama Sertifikat SNI masih berlaku.
Dalam berbagai regulasi SNI wajib yang menggunakan sistem sertifikasi tipe 5, LSPro wajib melakukan surveilen dan surveilen berkala dilaksanakan satu kali dalam satu tahun. Selain surveilen berkala, terdapat surveilen khusus yang dapat dilakukan apabila terdapat pengaduan atau instruksi Menteri.
Karena persyaratan setiap produk dapat berbeda, perusahaan perlu memeriksa skema sertifikasi dan Permenperin yang secara khusus berlaku untuk produknya. Persiapan dokumen, audit internal, konsistensi produksi, pengujian, serta tindak lanjut temuan menjadi bagian penting untuk mempertahankan Sertifikat SNI.
Hubungi Kami
Biruni Consulting membantu perusahaan dalam proses surveilans sertifikat SNI secara profesional dan sesuai dengan regulasi yang berlaku di Indonesia
Layanan kami meliputi
- Konsultasi regulasi.
- Identifikasi standar yang berlaku.
- Persiapan dokumen sertifikasi.
- Pendampingan pengujian laboratorium.
- Pendampingan surveilans dan audit SNI.
- Pengurusan sertifikasi hingga penerbitan sertifikat.
Dengan pengalaman dalam sertifikasi produk di Indonesia, Biruni Consulting membantu memastikan perusahaan mempersiapkan dokumen, fasilitas produksi, pengujian, dan sistem pengendalian mutu yang diperlukan untuk menghadapi surveilans SNI.
Hubungi Kami untuk layanan konsultasi, pendampingan surveilans, sertifikasi, dan pengurusan Sertifikat SNI.
